Muzeum Śląska Opolskiego w Opolu ogłasza nabór na wolne stanowisko pracy: Referent ds. obsługi sekretariatu
Muzeum Śląska Opolskiego w Opolu ogłasza nabór na wolne stanowisko pracy
DANE PODSTAWOWE
1. Nazwa stanowiska pracy:
Referent ds. obsługi sekretariatu
2. Komórka organizacyjna:
Muzeum Śląska Opolskiego – samodzielne stanowisko.
3. Wymiar etatu:
1 (praca w pełnym wymiarze godzin - pełny etat)
4. Liczba stanowisk pracy:
1
5. Miejsce wykonywania pracy:
Muzeum Śląska Opolskiego ul. Św. Wojciecha 13, 45-023 Opole
6. Rodzaj pracy:
praca w systemie jednozmianowym.
WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE
1. Wykształcenie:
- Wykształcenie średnie lub wyższe, mile widziane o profilu administracyjnym
2. Wymagania:
- bardzo dobra znajomość pakietu MS Office;
- znajomość podstawowych procedur kancelaryjno-biurowych;
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych itp.;
3. Wymagania dodatkowe:
- biegła znajomość języka polskiego jako obcego (dotyczy cudzoziemców);
- znajomość języka obcego w stopniu komunikatywnym.
4. Doświadczenie mile widziane:
- w pracy związanej z działalnością kulturalną, preferowane na stanowisku związanym z bezpośrednią pracą z interesantami;
- w obszarze działania lub współpracy ze środowiskiem organizacji pozarządowych i/lub placówek oświatowych.
5. Umiejętności:
- sumienność i rzetelność w wykonywaniu zadań;
- zdolności organizacyjne;
- umiejętność planowania i organizacji;
- odpowiedzialność - dyscyplina wewnętrzna;
- umiejętność pracy w zespole.
6. Ogólny zakres obowiązków:
- zapewnienie bieżącej obsługi kancelaryjno-organizacyjnej sekretariatu Muzeum,
- nadzór nad obiegiem dokumentów w sekretariacie Muzeum, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów obowiązujących w Muzeum tj. rejestr zarządzeń, umów itp.,
- zarządzanie kalendarzem oraz przygotowywanie i prowadzenie bieżącej korespondencji dyrektora i zastępcy dyrektora (Dyrekcji) Muzeum,
- zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą,
- przygotowywanie dokumentów do podpisu, w tym sprawdzanie ich kompletności i zgodności z wewnętrznymi procedurami,
- rejestrowanie spraw realizowanych przez Muzeum zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
- udzielanie informacji w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów,
- przygotowywanie prezentacji, sporządzanie zestawień oraz raportów na polecenie przełożonych,
- porządkowanie, kopiowanie, skanowanie i archiwizacja bieżących dokumentów sekretariatu i Dyrekcji,
- organizacja i koordynacja spotkań Dyrekcji, w tym: zapraszanie i obsługa gości,przygotowywanie sali oraz niezbędnych materiałów,
- obsługa organizacyjna podróży służbowych dyrektora, zastępcy dyrektora oraz pracowników Muzeum,
- pośredniczenie w wewnętrznych i zewnętrznych kontaktach interesantów z Dyrekcją Muzeum,
- pomoc Dyrekcji w opracowywaniu zestawień dotyczących sprawozdawczości i planowania w Muzeum oraz kontroli zarządczej,
- czuwanie nad terminową realizacją spraw prowadzonych przez Dyrekcję, w tym w szczególności dot. sprawozdawczości oraz właściwy przepływ informacji pomiędzy Dyrekcją a pracownikami czy interesantami,
- porządkowanie i archiwizacja dokumentacji sekretariatu i Dyrekcji celem przekazania do Archiwum Zakładowego,
ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRACOWNIKA
1. Zasady odpowiedzialności pracownika na stanowisku:
- służbowa za rzetelne i należyte wykonywanie obowiązków;
- prawna i materialna za skutki wynikające z niedopełnienia obowiązków, za powierzone składniki majątkowe.
SPOSÓB APLIKOWANIA
- Wymagane dokumenty niezbędne :
- list motywacyjny oraz CV podpisane własnoręcznie przez kandydata oraz zawierające podpisane oświadczenie kandydata o treści:
"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).";
- kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie i zdobyte kwalifikacje zawodowe oraz kserokopie świadectw pracy;
- oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego lub państwa członkowskiego UE;
- oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych;
- podpisane własnoręcznie: Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz Klauzula informacyjna dla kandydata/ki do pracy w Muzeum Śląska Opolskiego w Opolu według obowiązującego wzoru (załącznik nr 1.) kwestionariusz-osobowy-osoba-ubiegajaca-sie-o-prace-z-rodo-2023.doc (34,00KB)
- oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych;
- oświadczenie kandydata o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, Załącznik nr 2 - Oświadczenie o nie byciu prawomocnie skazanym.docx.
2. Dokumenty dodatkowe :
- Inne dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach przydatnych na oferowanym stanowisku.
3. Termin, do którego należy składać dokumenty:
- Dokumenty aplikacyjne należy składać w zamkniętej kopercie w sekretariacie Muzeum Śląska Opolskiego ul. Św. Wojciecha 13, 45-023 Opole do dnia 29 czerwca 2023r. godz. 15.30, lub przesłać pocztą na wskazany wyżej adres z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko Referent ds. obsługi sekretariatu”.
- Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną do Muzeum Śląska Opolskiego po terminie, nie będą rozpatrywane (decyduje data faktycznego wpływu do Muzeum).
- Zastrzegamy sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi kandydatami.
- Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej Muzeum Śląska Opolskiego.
- Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu 77 443 17 66 osoba upoważniona do kontaktu: Ewa Kozłowska – Starszy specjalista ds. kadr w sprawach proceduralnych lub 77 443 17 72 osoba upoważniona do kontaktu: Pani Joanna Ojdana– z-ca dyrektora MŚO – w sprawach dotyczących wymagań kwalifikacyjnych i zakresu zadań.